İşdən çıxan işçilərə əmək kitabçası fərdi əmək müqaviləsi xitam oldunduğu gün (sonuncu iş günü) verilir (AR ƏM - Maddə 87.3; İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 6.1).

Əmək müqaviləsinin xitamı ilə əlaqədar işdən çıxan işçiyə əmək kitabçası qaytarıldıqda (verildikdə) ona şəxsi vərəqəsində və əmək kitabçalarının uçotu kitabında imza etdirilir (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 9.1).

İşdən çıxan gün işçinin işdə olmadığı hallarda işəgötürən həmin gün, poçt vasitəsilə ona bildiriş göndərir. Əmək kitabçasının poçt vasitəsilə göndərilməsinə yalnız işdən çıxan işçinin razılığı ilə yol verilir (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 6.2).

İşçi vəfat etdikdə əmək kitabçası onun ailə üzvlərinə verilir və yaxud onların tələbi ilə poçt vasitəsilə göndərilir (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 6.3).

İşçinin əmək kitabçasının müəyyən edilmiş vaxtda (əmək müqaviləsinə xitam verildiyi gün-sonuncu iş günü) verilməsi işəgötürənin təqsiri üzündən ləngidildikdə, işçiyə işə düzələ bilmədiyi bütün müddət üçün orta əmək haqqı ödənilməlidir (AR ƏM - Maddə 172.6).

İşdən çıxan zaman müəyyən səbəblər üzündən götürülməyən əmək kitabçaları iki il müddətinə işdə olan işçilərin əmək kitabçalarından ayrı şəkildə işəgötürəndə saxlanılır. İşdən çıxmış şəxslərin əmək kitabçaları, əlavə içliklər alınmadıqda həmin şəxs işəgötürənin arxivində 50 il müddətində saxlanılır. Göstərilən müddət (50 il) keçdikdən sonra qanunla nəzərdə tutulan qaydada məhv edilməsi üçün ayrılır. (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 8.2).