Əmək kitabçasının və ona əlavə edilən içliyin doldurulması işəgötürən və ya qanunvericiliklə müəyyən edilmiş hallarda Azərbaycan Respublikasının Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyi yanında Dövlət Məşğulluq Xidmətinin yerli orqanları tərəfindən Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində (Azərbaycan dili) aparılır (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.1).
İşəgötürənlər tərəfindən əmək kitabçasında aşağıdakı qeydlər aparılır (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.2).
- İşçinin soyadı, adı, atasının adı (işçinin soyadı, adı və atasının adı ixtisar olunmadan yazılır), doğulduğu gün, ay, il, təhsili (o cümlədən başa çatdırılmamış tam orta, orta ixtisas və ali təhsil), peşəsi, ixtisası təsdiqedici sənədlərə əsasən aparılır.
- İşçinin işə götürülməsi, bir işdən başqa işə keçirilməsi və işdən azad edilməsi haqqında məlumat tarixi (gün, ay, il) göstərilməklə bu qeydləri aparmağa əsas verən əmək müqaviləsinə, əmrə, sərəncama (tarixi və nömrəsi göstərilməklə) uyğun aparılır.
- “İş haqqında məlumat” bölməsinin 3-cü qrafasında başlıq formasında işəgötürənin tam adı yazılır. Bu başlıq altında 1-ci qrafada daxil edilən yazılışın sıra nömrəsi, 2-ci qrafada isə işçinin qəbul edildiyi tarix göstərilir.
- 3-cü qrafada işin adı, peşəsi, yaxud vəzifəsi, həmçinin vahid tarif cədvəli üzrə əməyin ödənilməsi dərəcəsi konkret göstərilməklə hansı sexə, şöbəyə, bölməyə, sahəyə, peşə və ya vəzifəyə təyin edilməsi yazılır (İşçinin qəbul edildiyi işin, peşənin, yaxud vəzifənin adı haqqında qeyd fəhlə peşələri və qulluqçu vəzifələri üzrə ümumrespublika təsnifatına və müvafiq sahələr üzrə fəhlə peşələrinin və qulluqçu vəzifələrinin vahid tarif ixtisas sorğu kitabçalarına və digər müvafiq sənədlərə əsasən aparılır.).
- İşəgötürən hüquqi şəxsin adı dəyişdirildikdə, fəhlə və qulluqçuya yeni dərəcə verildikdə, ştat cədvəlində; vəzifələrdə, əmək şəraitinin şərtlərində dəyişikliklər aparıldıqda əmək kitabçasında dəyişikliklər işəgötürənin əmrinə (sərəncamına) müvafiq aparılır.
- Pensiya təyin olunması haqqında məlumatda pensiyanın təyin olunması tarixi (gün, ay, il) və təyin olunan pensiya növü göstərilməlidir.
Əmək kitabçasının birinci səhifəsində işçi haqqında məlumatları işçi şəxsi imzası ilə təsdiq edir (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.2).
Mükafatlandırmalar, həvəsləndirmələr və əmək intizamının pozulmasına görə işçiyə verilmiş tənbehlər əmək kitabçasına yazılmır (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.3).
"Əvəzçilik üzrə əmək fəaliyyəti haqqında əmək kitabçasında qeydlər əvəzçilik üzrə əmək müqaviləsinin surəti əsasında işçinin arzusu ilə əsas iş yerində aparılır (AR ƏM - Maddə 87.7; İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.2).
İşəgötürən işçiyə, onun xahişi ilə əmək kitabçasından iş fəaliyyəti haqqında çıxarış verir (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.8).
İşçinin əmək kitabçasında işdən çıxmaq səbəbi qüvvədə olan qanunvericiliyin müddəalarına uyğun göstərilməlidir. İşəgötürənin və ya onun müəyyən etdiyi məsul şəxsin imzası və həmin müəssisənin, təşkilatın, idarənin möhürü ilə, fiziki şəxs olduqda isə tək imzası ilə təsdiq edilir (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 4.1).
Pensiya təyin edilən zaman pensiya təyin edən orqanları tərəfindən əmək kitabçasının pensiya təyin edilməsi haqqında məlumat bölməsində “Pensiya təyin edilmişdir” ştampı vurulur (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 4.2).
Əmək kitabçası işəgötürən və ya işəgötürənin müəyyən etdiyi məsul şəxs tərəfindən imzalanır. Əmək kitabçası ilk dəfə hansı işəgötürən tərəfindən doldurulursa, onun da möhürü ilə təsdiq edilir. Hüquqi şəxs yaratmadan, sahibkarlıq fəaliyyəti ilə məşğul olan fiziki şəxs işçinin əmək kitabçasında aparılmış qeydləri imzası ilə təsdiq edir (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.11).
Əmək kitabçasında işə qəbul, başqa daimi işə keçirmək, yaxud işdən azad etmək haqqında bütün qeydlər işəgötürən tərəfindən əmr (sərəncam) verildikdən 5 gündən gec olmamaq şərtilə, işdən azad etmək haqqında isə işçinin işdən çıxarıldığı gün edilir. Bütün qeydlər əmək müqaviləsinin, əmrin (sərəncamın) məzmununa uyğun olmalıdır. Gün və ay iki rəqəmli ərəb rəqəmləri ilə yazılmalıdır (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.4).
Əmək müqaviləsinin şərtlərində, ştat cədvəlində və vəzifələrdə aparılan dəyişikliklər, habelə fəhlə və qulluqçuya yeni dərəcələrin verilməsi haqqında dəyişikliklər işəgötürənin əmrinə (sərəncamına) əsasən aparılır (İşçilərin əmək kitabçasının forması və onun tərtibi QAYDALARI – 3.13).
